منسق المشاريع

المسمى الوظيفي: منسق البرامج والمشاريع رمز الوظيفة:

الإدارة: العامة الدائرة: الرعاية الاجتماعية القسم: قسم الرعاية الاجتماعية والمشاريع

مسمى وظيفة المسئول المباشر:
رئيس قسم الرعاية الاجتماعية والمشاريع .
مسمى الوظائف التي يشرف عليها: لا يوجد
ملخص الوظيفة:
يقوم بجميع الأعمال الفنية و الإدارية المتعلقة بالمشاريع الدائمة والموسمية والإغاثية , ويضمن أن جميع المشاريع تعمل بكفاءة وفعالية عالية , ,حيث أن حجم الواجبات الفنية و الإدارية والتنفيذية التي تناط به تعتمد على حجم المشاريع وتنوعها وتحقيقها لأهداف الجمعية و القسم الذي يعمل فيه.
مهام الوظيفة:
1) إعداد الخطة السنوية للبرامج والمشاريع الدائمة والموسمية والإغاثية وتنمية المجتمع ورفعها إلى رئيس قسم الرعاية الاجتماعية .
2) إعداد التصور التفصيلي ومتطلبات التنفيذ الخاصة بكل مشروع وبرنامج بحيث يتضمن ( اسم المشروع / التعريف / المبررات / الأهداف / الوسائل / وقت التنفيذ / مراحل التنفيذ / الكادر / المناطق المستفيدة / الفئة المستفيدة / الميزانية التقديرية / المخصص المتوفر / المواد والمستلزمات والتجهيزات اللازمة / اللافتات / التغطية الإعلامية / تصور أولي عن عروض الأسعار/ طلبات الشراء / المطالبات المالية ).
3) إعداد التقارير الإدارية , والفنية , والمالية الاولية , وإجراء عملية تقويم البرامج والمشاريع التي تم تنفيذها.
4) إدارة وتنفيذ جميع الفعاليات المطلوبة للبرامج والمشاريع بالتعاون مع الفريق العامل وجميع الجهات ذات الاختصاص والصلة .
5) القيام بالزيارات والجولات والمتابعات الميدانية لتنفيذ المشاريع في أي مكان في المملكة وكلما لزم الامر.
6) فتح وتوفير قنوات الاتصال والتنسيق والتعاون والشراكة مع مؤسسات المجتمع المحلي بما يساعد على تنفيذ البرامج والمشاريع ويحقق أهداف الجمعية .
7) فتح وتوفير قنوات الاتصال والشراكة مع المكاتب الاقليمية للمؤسسات الدولية المسجلة رسميا بما يساعد على تنفيذ البرامج والمشاريع , ويحقق أهداف الجمعية المرجوة .
8) إعداد النماذج الإدارية الخاصة بتنفيذ البرامج والمشاريع , وتطويرها وتحسينها كلما لزم الامر.
9) أداء أية مهام أو واجبات اخرى يكلف بها في مجال العمل , وتقع ضمن معرفته , ومهاراته , وقدراته .
10) صياغة وطباعة جميع الخطابات والمراسلات والمعاملات الخاصة بالبرامج والمشاريع بالتنسيق مع مسؤول الديوان .
11) التنسيق مع مشرفي المشاريع , ومدراء فروع الجمعية في جميع الأعمال الفنية المتعلقة بالمشاريع .
12) الاحتفاظ بصورة عن جميع المراسلات الخاصة بالبرامج والمشاريع وحفظها , وفهرستها وتبويبها حسب الأصول بحيث يسهل الرجوع إليها.
13) المشاركة في اية لجان تعمل على تنفيذ برامج الرعاية الاجتماعية (عضواً أو مقرراً أو رئيساً) .
14) الموافقة على الميزانية المالية للجمعية .
15) تقديم الاستشارات الفنية و الإدارية والتخصصية للمشاريع والبرامج ورفع التوصيات حسب التسلسل الاداري .
16) المشاركة في حل المشكلات التي تواجه البرامج والمشاريع في الفروع خلال التنفيذ .
17) المشاركة في دراسة وتطوير الهياكل الادارية التي تخدم عمل المشاريع والبرامج وتطورها .
18) المبادرة بالمشاريع والفرص التي تساعد على التطوير المستمر والنماء , والتي ترفع أداء قسم الرعاية الاجتماعية والمشاريع والجمعية ككل .
المهام الاخرى :
1) المشاركة في التخطيط الاستراتيجي للجمعية .
2) المشاركة في إعداد ومتابعة تنفيذ الخطة السنوية للقسم و للبرامج والمشاريع الموسمية والإغاثية وتنمية المجتمع في فروع الجمعية.
3) القيام بالدراسات و إعداد التقارير عن أي مواضيع يكلفه بها المشرف العام أو رئيس القسم .
4) الاشراف على تحضير تقارير البرامج والمشاريع في الفروع , والاشراف على إعداد التقارير التقويمية الخاصة بها .
5) القيام بالاتصالات الهاتفية اللازمة للإعداد للمشاريع وتنفيذها وتقويمها .
6) المشاركة بتوجيه العاملين في مجال العلاقات العامة لفهم طبيعة المشاريع بما يساهم في توفير الدعم المالي للجمعية.
7) تنسيق العمل مع فروع الجمعية , لضمان التدفق النقدي للمشاريع والكفالات لدى هذه الفروع .
8) المشاركة في الاعداد والاشراف على الحفلات والمناسبات الختامية للبرامج والمشاريع .
9) مرافقة رئيس الجمعية و/ أو تمثيله في استقبال ووداع الوفود الرسمية.
10) كتابة و إعداد التقارير الدورية و التقارير الخاصة عن مشاريع الادارة العامة والفروع من جميع المستويات .
11) المشاركة باستقبال كبار الزوار والضيوف الرسميين من داخل الاردن وخارجه, والقيام بما يلزم لتعريفهم بمشاريع الجمعية وبرامجها.
12) المحافظة على خصوصية المعلومات التي يطلع عليها بحكم عمله .


متطلبات إشغال الوظيفة:
تناط بمنسق البرامج و المشاريع أعمال متعددة ومتنوعة وذات طابع مختلف من ناحية الخبرات والتي تكون في تخصصات متنوعة , لذا يجب أن تتوافر له الكثير من الخبرات والمؤهلات العلمية , والتدريب العملي والصفات الشخصية والمكتسبة, والصفات العملية ليتمكن من التأقلم مع هذه المهمة , ولا نستطيع أن نجعل جميع هذه الصفات وجميع هذه الخبرات متطلبات أساسية له ، ولكن من يحملها جميعا فهو الأمثل والأنسب لشغل هذه الوظيفة .
1. المؤهلات العلمية: - لمنسق البرامج و المشاريع من المؤهلات التالية:
- بكالوريوس إدارة أعمال (عربي) أو (إنجليزي) .
- - بكالوريوس نظم معلومات إدارية(عربي) أو (إنجليزي).
2- و يفضل أن يحمل أي من المؤهلات الاضافية التالية:
- دورات في اتخاذ القرارات (Decision Making)
- دورات في التخطيط الاستراتيجي (Strategic Planning)
- دورات في إدارة البرامج والمشاريع( Program and project management)
- أو دورات في إدارة و تخطيط العمليات و الإنتاج (Operation & Production Planning)
- دورات في نظم الجودة الشاملة (TQM)
- دورات في إدارة المؤسسات الاجتماعية أو الخيرية (charity organizations Management)

الحد الأدنى للمؤهل بكالوريوس الحد الأعلى للمؤهل ماجستير
التخصص المطلوب ادارة الاعمال , نظم معلومات إدارية التخصص المطلوب ادارة الاعمال, نظم معلومات إدارية
2. الخبرات العملية:.
خبرة عملية مجمعه لا تقل عن(5) سنوات في كل من المجالات الاتية (العمل الخيري والبحث اجتماعي , ادارة مشاريع وبرامج – مساعد رئيس قسم مشاريع , مسؤول ميداني )

3. القدرات والمهارات المهنية:
1. إجادة اللغة الإنجليزية بشكل جيد بجانب لغته الام .
2. اجادة تطبيقات الحاسب الآلي وبمهارة .
3. خبرة عملية في ادارة المشايع و الأعمال الإدارية.
4. مهارة كتابة الدراسات واعداد التقارير ودراسات الجدوى.
5. المعرفة بالأرشفة وطرق حفظ الملفات .
6. التمتع بالمهارات الإدارية والسلوكية الخاصة بالعاملين في مجال إدارة المشاريع.
7. التمتع بمهارة إدارة الوقت.
8. التمتع بمهارات تنظيم الاجتماعات ومتابعة تنفيذها .
9. التمتع بمهارات الاتصال والتواصل مع الآخرين.
10. المقدرة على إدارة لقاءات العمل والاحتفالات الختامية.
11. مهارة التعامل مع الزوار والمراجعين بأعلى مستوى من اللباقة وحسن التصرف .
12. الثقافة العامة في شتى المجالات .
4. القدرات والمهارات الشخصية:
1. ان يكون ذو شخصية لبقة و محبوبا من الاخرين .
2. أن يكون ذكيا ولماحا وحسن التصرف في شتى المواقف .
3. المقدرة على استنباط وحل المشكلات قبل وقوعها .
4. المقدرة على بث الحماس في نفوس الآخرين .
5. المحافظة على السرية في جميع الأعمال وتدريب الاخرين عليها .
6. المشورة والأخذ بالآراء السليمة .
7. التكيف مع الأوضاع فهو رئيس ومرؤوس وعليه أن يقوم بالشخصيتين بمهارة عالية ولا يخلط بينهما .
8. القدرة على حل المشكلات المكتبية بطرق ابتكارية.
9. القدرة على التفاوض وحل النزاعات .
10. المقدرة على تحديد الأولويات ومعالجة الأهم قبل المهم .
11. الأناقة وحسن المظهر .
12. الهدوء وضبط النفس حتى في أصعب الظروف .
13. التحلي بالعواطف الإنسانية .